Face aux récentes directives de la CNIL concernant la mise à disposition des bulletins de paie dématérialisés pour les salariés, le coffre-fort numérique Silae s’impose comme étant la solution la plus viable.

Avec les régulations strictes du RGPD (Règlement général sur la protection des données) et la Loi Travail du 7 août 2016 dite « Loi El Khomri »,  concernant la transmission des données personnelles, l’envoi des bulletins de salaire par e-mail peut poser des problèmes de sécurité. Afin de fournir une solution sécurisée et conforme à la législation, il est nécessaire d’adopter des méthodes de remise sécurisées.

C’est là que le coffre-fort numérique intervient, offrant une alternative fiable pour la gestion des bulletins de salaire tout en respectant les exigences réglementaires.

Les exigences légales et la protection des données personnelles : quelles sont-elles ? 

La CNIL met en garde contre la transmission de fichiers contenant des données personnelles via des messageries grand public, soulignant les risques de violation de la vie privée. La législation prévoit des sanctions sévères (cinq ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende) en cas de non-respect des formalités préalables. Par conséquent, il est crucial de trouver des solutions conformes pour la transmission des bulletins de salaire.

Les critères essentiels pour choisir votre coffre-fort numérique

De nombreuses offres de coffres-forts numériques ont vu le jour. Cependant, il est crucial de sélectionner une solution qui réponde aux exigences légales et garantisse la sécurité de vos documents.

• Archivage à vocation probatoire : Une solution fiable doit permettre de justifier l’intégrité et l’exactitude de l’origine de vos documents. Il est essentiel que le coffre-fort numérique soit en conformité avec la loi Travail de 2016, le RGPD et respecte la norme NF 203 CCFN.

• Traçabilité des opérations : Il est primordial de pouvoir retracer toutes les opérations effectuées sur vos documents. Le coffre-fort numérique doit offrir une traçabilité claire, avec un historique accessible pour l’utilisateur. Ainsi, vous pourrez avoir une vision complète des actions réalisées et garantir la transparence de vos opérations.

• Accès utilisateur exclusif et sécurisé : Le coffre-fort numérique doit garantir un accès sécurisé et exclusif dans le temps. Cela signifie que seuls les utilisateurs autorisés pourront accéder aux documents stockés, assurant ainsi la confidentialité et la protection des informations sensibles.

• Facilité de récupération des documents : Un critère essentiel est la possibilité, en tant qu’utilisateur, de récupérer facilement les documents et les données stockées dans le coffre. La solution choisie doit offrir une interface intuitive, permettant une recherche rapide et une récupération sans tracas des fichiers.

Le coffre-fort numérique Silae : l’alternative sécurisée dédiée aux RH pour la mise à disposition des bulletins

La solution intégrée à vos solutions SENEF de coffre-fort numérique certifié à partir de Silae

Silae propose une solution intégrée avec son « Offre Paie Silae », 100% dématérialisée. Ainsi, en utilisant le coffre-fort numérique certifié à partir de Silae, les employeurs peuvent assurer une transmission mensuelle sécurisée des bulletins de salaire et leur conservation pendant la durée légale, soit 50 ans jusqu’aux 75 ans du salarié. Cette solution garantit la confidentialité, l’intégrité et l’accès à long terme des bulletins de salaire, tout en respectant les normes et réglementations en vigueur.

Comment s’effectue la mise en place du coffre-fort numérique à partir de Silae ? 

La mise en place du coffre-fort numérique à partir de Silae est simple et pratique.

• L’équipe Silae de SENEF prend en charge l’activation de la fonction Edoc côté employeur. Fournissant un accès à la plateforme Edoc pour une gestion complète des documents.

• L’employeur peut également effectuer le paramétrage sur Silae. Pour envoyer les codes d’activation aux salariés ayant accepté la dématérialisation de leur bulletin de paie.

Dans le contexte de la RGPD et des réglementations strictes en matière de protection des données, le coffre-fort numérique à partir de Silae représente une solution sûre et conforme pour la gestion des bulletins de salaire.

En offrant une transmission sécurisée et une conservation à long terme, cette solution facilite la conformité réglementaire tout en préservant la confidentialité des données personnelles. Les entreprises peuvent améliorer l’efficacité de leurs processus administratifs tout en assurant la sécurité des informations sensibles de leurs salariés.

SENEF vient de réaliser une levée de fonds de 6.5 millions d’euros pour accélérer le développement de ses solutions web et mobiles destinées aux entreprises de services.

Cette opération, réalisée auprès d’Isatis Capital permettra d’accroître notre présence à l’international et de diversifier notre offre vers des secteurs connexes.

C’est un grand pas en avant pour notre entreprise, et nous sommes enthousiastes à l’idée que cet investissement nous permette de relever de nouveaux défis.

« Après plusieurs années de conception et d’implémentation auprès des entreprises clefs de nos secteurs cibles, cette levée de fonds marque un tournant dans notre croissance. Elle ouvre la voie d’une accélération forte de notre développement, notamment à l’international et sur de nouvelles verticales métiers comme la sécurité & gardiennage et les micro-crèches.
C’est une nouvelle page de la vie de SENEF qui va s’écrire et toutes les forces de l’entreprise sont mobilisées autour de ce projet tout en assurant la pérennité d’une relation client solide et des valeurs qui nous animent. »

déclare Momar Mbaye, Président de SENEF.

Nous sommes impatients de voir ce que l’avenir nous réserve, et nous sommes reconnaissants à tous ceux qui nous ont soutenus dans cette aventure.

« Nous sommes ravis de pouvoir accompagner SENEF dans sa prochaine phase de croissance. Depuis 2011, l’entreprise a su développer des produits adaptés aux besoins des acteurs adressés et ainsi constituer un portefeuille de clients diversifié incluant de nombreux grands comptes. Cette opération s’inscrit parfaitement dans la volonté d’Isatis Capital d’accompagner des PME françaises ambitieuses avec un fort potentiel de croissance. »

déclare Lucas Cornette, Directeur d’Investissement, Isatis Capital.

SENEF est spécialisée dans l’édition et la commercialisation de solutions ERP (Enterprise Ressources Planning). L’entreprise fondée en 2011 par Momar Mbaye, accompagné de Tariq Hamadouch , a bâti son succès sur son logiciel Saas Progisap dédié au secteur des services à la personne et résidences séniors, s’est par la suite diversifiée vers les marchés porteurs de la propreté multiservices via sa solution Saas Progiclean.

La société propose aujourd’hui un éventail complet de solutions web et mobiles pour répondre à l’ensemble des besoins des acteurs opérant sur ces segments. SENEF a su développer une proximité et une connaissance fine de ses clients lui permettant d’équiper tant des petites entreprises que des grands groupes. L’entreprise compte aujourd’hui plus de 1300 clients répartis dans une dizaine de pays.

SENEF souhaite désormais accélérer son développement organique en s’appuyant sur son expertise des secteurs adressés et la qualité de ses solutions logicielles pour activer plusieurs leviers de croissance déjà identifiés tels que le renforcement de ses équipes, l’international mais aussi la diversification de son offre vers des secteurs connexes.

Depuis sa création, Senef a toujours eu pour ambition, que ce soit par ses moyens ou ses solutions, d’être une entreprise informatique à impact positif.

Collaborateurs, clients et bénéficiaires de nos services illustrent notre volonté d’inscrire l’entreprise dans une démarche vertueuse porteuse de sens, de diversité et de progrès au service de tous.

• Notre politique sociale place l’humain, la parité et la diversité au cœur de nos engagements.

• Nos solutions sont  destinées depuis toujours à faciliter le quotidien et l’organisation du travail de métiers en première ligne : aide à domicile, crèches, agents de propreté et de sécurité,… Nous leur fournissons notamment des solutions certifiées qui leur assure la montée en puissance et la conformité de leur activité, comme la sécurisation des données de santé par exemple (référencement du Ségur du Numérique en santé).

• Enfin, notre démarche vise a accompagner des services à l’attention de populations fragiles ou nécessitant des accompagnements spécifiques : petite-enfance,  personnes âgées,  personnes handicapées,  …

Ainsi, en interne comme en externe « Tech for good » n’est pas un vain mot et l’esprit de « care* » s’inscrit littéralement dans l’ADN de l’entreprise.

Nous sommes convaincus que la digitalisation peut être utilisée dans l’intérêt général, car elle et dispose d’un pouvoir de transformation, pas seulement destiné à accroitre la rentabilité, mais aussi à éclairer les consciences et développer la solidarité.

*soin apporté aux autres

Nos clients commencent à s’interroger sur l’obligation de dématérialisation des factures en 2024 et nous sollicitent sur le sujet.

• Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
• Qui est concerné ?
• Quel est le calendrier de mise en œuvre ?
• Comment faire pour mettre en place la facturation électronique ?
• Comment communique le gouvernement ?
• Comment SENEF et ses solutions vont vous accompagner ?

Autant de question auxquelles Nicolas FAUVEL, Responsable Produit SENEF, vous apporte son éclairage.

Voici donc un récapitulatif des informations en lien avec cette obligation et les actions que nous mettrons en œuvre au sein de nos solutions.

Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?

Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.

En d’autres termes la facture électronique comporte dans sa structure et dans un format particulier les informations qui la caractérise.

Ces factures ne seront valables qu’à condition que l’authenticité de leur origine (émetteur identifié), l’intégrité de leur contenu (non modifiable) et leur lisibilité soient garanties.

Qui est concerné par l’obligation de dématérialisation des factures ?

Cette obligation ne concerne que la facture inter-entreprises soit le B2B et non la facturation d’une entreprise à un client particulier soit le B2C.

Quel est le calendrier de mise en œuvre ?

En réception, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront proposer ce service au 1^er juillet 2024.

En émission, le calendrier est décomposé en fonction de la taille des entreprises :

• Entreprise au-delà de 5000 salariés >> juillet 2024
• Entreprise de 250 à 4999 salariés >> janvier 2025
• Entreprise de moins de 249 salariés >> janvier 2026

Comment faire pour mettre en place la facturation électronique ?

Les entreprises auront alors 2 possibilités pour mettre en place la facturation électronique :

• Faire appel à une plateforme de dématérialisation dite « partenaire » de l’administration
• Utiliser le portail public de facturation qui s’appuiera sur la plateforme Chorus Pro (qui assure déjà depuis 2017 l’échange dématérialisé des factures pour les transactions avec le secteur public)

Comment communique le gouvernement ?

Le ministère de l’économie et des finances estime que le levier de simplification et d’accélération de la transition numérique des entreprises, la généralisation de la facturation électronique représente, notamment pour les petites et moyennes entreprises, un gain de plus de 4,5 milliards d’euros par an (cf évaluation préalable PLFR 2022).

« Cette réforme est porteuse de grandes avancées pour les entreprises :

• Renforcement de leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation,
• Simplification, à terme, de leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations,
• Amélioration de la lutte contre la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi et d’une concurrence loyale,
• Amélioration de la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises. »

Source : https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-calendrier-reforme

Comment SENEF et ses solutions vont vous accompagner ?

De notre côté nous sommes déjà raccordés à CHORUS PRO et donc nous passerons essentiellement par cette plateforme concernant la dématérialisation des factures.

Cependant, nous n’excluons pas d’autres potentielles interfaces à la demande des clients mais qui devra être analysées et étudiées avant tout développement.

CHORUS PRO proposera une phase d’expérimentation dès le 3 janvier 2024 afin de pouvoir réaliser des premiers tests de raccordement et nous ne manquerons pas de vous tenir informé d’ici-là.

Les équipes SENEF de vos solutions PORGISAP – PROGICLEAN – SEENET sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans ce processus.

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Nicolas Fauvel
Responsable Produit
SENEF – PROGICLEAN

SENEF et l’ensemble de ses solutions Progiclean, Progisap, Progisap RSS et Seenet rejoignent le Programme TOP100 by SILAE

C’est une complémentarité naturelle et un partenariat de plus de 10 ans entre SENEF et SILAE qui sont renforcées par la signature de cette convention de partenariat.

Notre collaboration apporte aux PME et ETI du secteur des services (Services à la personne, Résidences Séniors, Propreté & Multiservices, Sécurité-Gardiennage, Hôtellerie) une offre globale entre l’organisation de leur activité et l’ensemble de leur SIRH. C’est le cas notamment de la génération automatique des bulletins de paies directement depuis la planification de l’activité gérée par les solutions SENEF (Progiclean, Progisap, Seenet).

L’automatisation a été rendue possible par l’usage d’APIs entre nos solutions qui permettent à nos clients de s’affranchir de toute double saisie et de bénéficier d’une parfaite coordination entre leur travail de planification et leurs prestations et leur gestion RH :

• Envoi des plannings directement de Progiclan vers Silae
• Transmission des éléments variables directement vers Silae
• Génération automatique des DSN
• Veille légale et conventionnelle

Notre association leur permet de gagner en productivité et en sécurité dans la gestion RH et sociale de leur activité.

« Nous rejoignons le programme Top 100 pour accompagner les PME & ETI du secteur des services dans la gestion RH et sociale de leur activité. La transformation digitale est devenue un enjeu majeur pour ces entreprises et nous souhaitons mettre notre expertise web à leur disposition afin de les aider au mieux à prendre ce virage du numérique. » explique, Momar Mbaye dirigeant de SENEF.

Partenaires depuis 2011, s’associer de manière forte à Silae, logiciel de référence en France, pour atteindre nos objectifs nous est apparu logique lors de notre réflexion stratégique.

La force de la mutualisation de nos solutions est une réelle opportunité pour les secteurs du service (Services à la personne, Résidences Séniors, Propreté&Multiservices, Sécurité-Gardiennage, Hôtellerie) et un gain de temps fort au quotidien pour nos clients. De plus, nous avons une volonté commune d’aller à l’international et nos synergies seront un atout majeur pour conquérir rapidement des parts de marché à l’étranger. »

Ce partenariat est aussi pour nos deux société l’opportunité de créer une offre globale en phase avec notre ambition commune de conquérir des parts de marché à l’international.

L’intégration du programme TOP100 certified Partner  SILAE s’inscrit dans une stratégie de partenariat avec des acteurs stratégique de solutions numériques comme YOUSIGN et CHORUS PRO.

SILAE est la logiciel de référence en France propose l’ensemble des fonctionnalités sociales de l’entreprise : paies et SIRH.