Face aux problématiques liées au suivi du temps de travail, les solutions digitales de pointage s’imposent comme les outils sûrs, qui favorisent la remontée immédiate des données.
Le pointage des heures : une obligation légale pour les employeurs.
Le suivi précis du temps de travail des salariés est une préoccupation majeure pour les employeurs. Conformément à l’article L3171-2 du Code du travail, il est important de pouvoir établir un décompte précis de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective de poste. Il est nécessaire de distinguer les horaires collectifs et les horaires individuels :
- Les horaires collectifs peuvent être distingués par service, le contrôle des horaires n’est pas nécessaire. Un simple affichage des horaires de début et de fin (avec le temps de pause autorisé) est suffisant.
- Les horaires individuels doivent impérativement être contrôlés avec un système de suivi (Feuille d’heures, remontée manuscrite des heures, dispositif de pointage digital). En matière de planification, un délai raisonnable doit être respecté pour permettre au salarié de connaître ses horaires.
Le suivi du temps de travail est obligatoire, à l’exception de certains secteurs (l’agriculture et le transport routier, soumis à leur propre réglementation). Ainsi, tous les employeurs, à l’exception de ces secteurs, doivent se munir d’une solution de pointage pour leurs salariés.
Les modalités de mise en place du pointage
Les salariés ne peuvent pas s’opposer à la mise en place du pointage dès lors que les modalités ont été respectées, telles que la mise en place d’une charte numérique et la consultation du CSE. Pour plus de sûreté, il est possible de consulter l’inspection du travail afin de les informer de la fourniture d’un système de pointage aux salariés pour le contrôle des temps de travail. Depuis le 25 mai 2018, déclarer votre solution de pointage à la CNIL n’est plus obligatoire. Les systèmes sont maintenant régis par la réglementation générale sur la protection des données (RGPD). Cependant, un registre des traitements doit toujours être tenu, où l’on recense :
- Parties, prenantes
- Catégories de données traitées
- Objectif du recueil de ces données
- Identification des personnes ayant accès à ces données et à qui elles sont communiquées
- Durée de conservation des données
- Système de sécurisation
Les informations que doit recueillir un outil de pointage :
- L’identité du salarié
- La date du pointage
- L’heure d’arrivée
- L’heure de départ
- Le lieu du pointage (via un badge NFC, un QR code ou la géolocalisation)
Pour les horaires individuels, les temps de pause sont inclus dans les horaires de travail.
Pour les horaires collectifs, l’affichage doit être effectué par services.
Les données de pointage doivent être conservées pendant une durée de trois ans afin de pouvoir les fournir au salarié ou à tout organisme en cas de contrôle. Lorsqu’un système de pointage est mis en place dans l’entreprise, tous les salariés doivent s’y conformer. Les salariés ne peuvent pas refuser de pointer leurs heures. Des sanctions disciplinaires peuvent être prononcées, allant jusqu’au licenciement pour motif réel et sérieux, voire pour motif grave, en cas de fraude, d’oubli ou de refus de la part des salariés. Cependant, le salarié a la possibilité de remettre en cause le système de pointage choisi par l’employeur s’il lui paraît disproportionné, en se référant à l’article L.1232-2 du Code du travail.
Quelle solution adopter ?
L’employeur décide de la solution à mettre en place dans son entreprise. Parmi les systèmes disponibles, on retrouve :
- La feuille de pointage à imprimer : ne représente aucun coût. Nécessite une ressaisie des données et présente un risque d’erreur élevé.
- La badgeuse pointeuse : adaptée aux sites avec de nombreux salariés. Elle peut être coûteuse pour les sites avec peu de salariés.
- L’application de pointage : adaptée aux travailleurs isolés. Elle permet la remontée de plus d’informations et peut inclure la prise de photos pour la création de rapports de mission, mais peut représenter un coût important.
Face à ces problématiques, la mise en place d’une solution de télégestion et de communication intégrée par SENEF, telle que MOBICLEAN et MOBISAP, présente de nombreux avantages
La solution de télégestion et de communication par SENEF
Elle permet notamment :
- Suivre le respect des horaires de travail de chaque employé en temps réel
- Vérifier les heures de pointage par rapport aux plannings prévisionnels sans ressaisie manuelle des données
- Centraliser les données de badges et de plannings sur un seul outil pour un calcul précis des salaires
- Diminuer les conflits sociaux liés à l’enregistrement des heures d’entrées et de sorties
- Optimiser la productivité des équipes en responsabilisant les salariés sur l’organisation du temps de travail
Pour les employés, avoir une solution de pointage digitale présente également de nombreux avantages. – Ils bénéficient d’une solution simplifiée pour renseigner leurs heures d’arrivée, de pause et de départ. – Ils ont ainsi la garantie de percevoir un salaire correspondant au travail effectué grâce à la collecte transparente des données. Cela leur permet de mieux comprendre leurs fiches de paie et de se protéger face à d’éventuels litiges avec des clients mal intentionnés.
Les avantages d’une solution de télégestion et de communication intégrée par SENEF sont nombreux
Pour les agents en mission, ils peuvent :
- Consulter leurs plannings sur leur smartphone
- Communiquer avec leurs managers en temps réel
- Effectuer le pointage via NFC ou géolocalisation
- Gérer efficacement les fins de missions avec des comptes rendus comprenant des photos et une signature sur le mobile.
Pour l’activité de l’entreprise, ces solutions permettent :
- La remontée automatique des pointages
- Une communication plus simple et plus rapide
- Le pilotage de la productivité
- L’envoi en temps réel des rapports de mission sur un portail dédié aux clients.
La mise en place d’une solution de pointage offre de nombreux avantages tant pour l’employeur que pour les salariés. Les solutions digitales de SENEF permettent de faciliter le processus et d’optimiser la gestion du temps de travail au sein de l’entreprise.
