Coffre-fort numérique Silae : la solution sécurisée de mise à disposition des bulletins de paies

Face aux récentes directives de la CNIL concernant la mise à disposition des bulletins de paie dématérialisés pour les salariés, le coffre-fort numérique Silae s’impose comme étant la solution la plus viable.

Avec les régulations strictes du RGPD (Règlement général sur la protection des données) et la Loi Travail du 7 août 2016 dite « Loi El Khomri »,  concernant la transmission des données personnelles, l’envoi des bulletins de salaire par e-mail peut poser des problèmes de sécurité. Afin de fournir une solution sécurisée et conforme à la législation, il est nécessaire d’adopter des méthodes de remise sécurisées.

C’est là que le coffre-fort numérique intervient, offrant une alternative fiable pour la gestion des bulletins de salaire tout en respectant les exigences réglementaires.

Les exigences légales et la protection des données personnelles : quelles sont-elles ? 

La CNIL met en garde contre la transmission de fichiers contenant des données personnelles via des messageries grand public, soulignant les risques de violation de la vie privée. La législation prévoit des sanctions sévères (cinq ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende) en cas de non-respect des formalités préalables. Par conséquent, il est crucial de trouver des solutions conformes pour la transmission des bulletins de salaire.

Les critères essentiels pour choisir votre coffre-fort numérique

De nombreuses offres de coffres-forts numériques ont vu le jour. Cependant, il est crucial de sélectionner une solution qui réponde aux exigences légales et garantisse la sécurité de vos documents.

• Archivage à vocation probatoire : Une solution fiable doit permettre de justifier l’intégrité et l’exactitude de l’origine de vos documents. Il est essentiel que le coffre-fort numérique soit en conformité avec la loi Travail de 2016, le RGPD et respecte la norme NF 203 CCFN.

• Traçabilité des opérations : Il est primordial de pouvoir retracer toutes les opérations effectuées sur vos documents. Le coffre-fort numérique doit offrir une traçabilité claire, avec un historique accessible pour l’utilisateur. Ainsi, vous pourrez avoir une vision complète des actions réalisées et garantir la transparence de vos opérations.

• Accès utilisateur exclusif et sécurisé : Le coffre-fort numérique doit garantir un accès sécurisé et exclusif dans le temps. Cela signifie que seuls les utilisateurs autorisés pourront accéder aux documents stockés, assurant ainsi la confidentialité et la protection des informations sensibles.

• Facilité de récupération des documents : Un critère essentiel est la possibilité, en tant qu’utilisateur, de récupérer facilement les documents et les données stockées dans le coffre. La solution choisie doit offrir une interface intuitive, permettant une recherche rapide et une récupération sans tracas des fichiers.

Le coffre-fort numérique Silae : l’alternative sécurisée dédiée aux RH pour la mise à disposition des bulletins

La solution intégrée à vos solutions SENEF de coffre-fort numérique certifié à partir de Silae

Silae propose une solution intégrée avec son « Offre Paie Silae », 100% dématérialisée. Ainsi, en utilisant le coffre-fort numérique certifié à partir de Silae, les employeurs peuvent assurer une transmission mensuelle sécurisée des bulletins de salaire et leur conservation pendant la durée légale, soit 50 ans jusqu’aux 75 ans du salarié. Cette solution garantit la confidentialité, l’intégrité et l’accès à long terme des bulletins de salaire, tout en respectant les normes et réglementations en vigueur.

Comment s’effectue la mise en place du coffre-fort numérique à partir de Silae ? 

La mise en place du coffre-fort numérique à partir de Silae est simple et pratique.

• L’équipe Silae de SENEF prend en charge l’activation de la fonction Edoc côté employeur. Fournissant un accès à la plateforme Edoc pour une gestion complète des documents.

• L’employeur peut également effectuer le paramétrage sur Silae. Pour envoyer les codes d’activation aux salariés ayant accepté la dématérialisation de leur bulletin de paie.

Dans le contexte de la RGPD et des réglementations strictes en matière de protection des données, le coffre-fort numérique à partir de Silae représente une solution sûre et conforme pour la gestion des bulletins de salaire.

En offrant une transmission sécurisée et une conservation à long terme, cette solution facilite la conformité réglementaire tout en préservant la confidentialité des données personnelles. Les entreprises peuvent améliorer l’efficacité de leurs processus administratifs tout en assurant la sécurité des informations sensibles de leurs salariés.