Changer de logiciel : Comment bien se préparer

Écrit le 25 janvier 2024.

Dans le paysage des entreprises, la nécessité est aujourd’hui d’optimiser les processus et de rester à la pointe de la technologie. Cela conduit de nombreuses organisations à envisager de changer de logiciel.

Cette transition, bien que porteuse d’opportunités, n’est pas sans défis. Nous vous expliquons comment mener à bien le changement de votre logiciel.

Les défis pour changer de logiciel

Le changement de logiciel au sein d’une entreprise peut être confronté à divers freins qui peuvent entraver le processus. Voici quelques-uns des principaux freins :

Les résistances au changement

Crainte de l’inconnu, perturbations dans les routines de travail, ou nécessité d’acquérir de nouvelles compétences peuvent amener les employés à résister.
Une communication insuffisante sur les raisons, avantages, et modalités du changement peut provoquer des malentendus et une opposition.
Le coût initial élevé lié à l’achat de nouveaux logiciels, à la formation, à la personnalisation, et à la migration des données peut être un frein, surtout pour les petites entreprises.
La complexité de la migration des données depuis l’ancien système, surtout avec des données volumineuses, représente un défi.
L’incompatibilité avec d’autres systèmes existants dans l’entreprise peut entraver le processus. L’intégration transparente avec d’autres logiciels est cruciale.
Le besoin de compétences techniques pour utiliser le nouveau logiciel peut être perçu comme un obstacle, en particulier si les employés ne se sentent pas suffisamment préparés.
Les craintes liées à la sécurité des données, particulièrement si le nouveau logiciel nécessite une connexion à Internet ou stocke des données sensibles, peuvent constituer un frein.
L’incertitude quant aux avantages réels du nouveau logiciel peut rendre certains décideurs réticents, surtout en l’absence d’un retour sur investissement clairement défini.
Le manque de soutien ou d’engagement de la part de la direction peut compromettre la réussite du projet, soulignant l’importance de l’adhésion des dirigeants.
Une planification inadéquate du projet, avec des délais irréalistes ou des attentes mal alignées, peut entraîner des problèmes et une résistance accrue.
Des échecs antérieurs dans des initiatives de changement de logiciel peuvent engendrer une méfiance et une résistance accrues.
En l’absence d’une formation adéquate sur le nouveau logiciel, les employés peuvent se sentir dépassés et avoir du mal à s’adapter.

Pour surmonter ces freins au changement, il est essentiel de mettre en place une communication claire, de fournir une formation adéquate, d’obtenir le soutien de la direction et de planifier soigneusement le processus de transition. Impliquer les parties prenantes dès le début peut également contribuer à atténuer la résistance au changement.

Les entreprises doivent anticiper ces frictions pour assurer une mise en œuvre réussie, car les résistances au changement sont souvent associées au processus de transition.

Heureusement, les solutions sont possibles

Les étapes clefs pour bien se préparer à l’adoption d’un nouveau logiciel de gestion ERP de l’entreprise

Voici les étapes recommandées pour bien se préparer à l’adoption d’un nouveau logiciel ERP :

Évaluation des besoins : Identifiez les besoins spécifiques en impliquant les parties prenantes.
Sélection du logiciel : Recherche approfondie pour trouver le meilleur logiciel en tenant compte des fonctionnalités, de la flexibilité et du support client.
Équipe de projet : Constituez une équipe multidisciplinaire avec un chef de projet pour coordonner les activités.
Plan de projet détaillé : Identifiez les étapes clés, délais, ressources, et responsabilités, avec des phases de test et de formation.
Gestion du changement : Communiquez les avantages du changement et préparez les employés par des sessions de sensibilisation et de formation.
Personnalisation du logiciel : Adaptez le logiciel aux processus spécifiques et configurez les paramètres en fonction des besoins.
Migration des données : Planifiez et exécutez la migration, avec des tests rigoureux pour garantir l’intégrité des données.
Tests approfondis : Identifiez et résolvez les problèmes dans un environnement de test. Effectuez ensuite des tests pilotes avant le déploiement complet.
Formation des utilisateurs : Fournissez une formation approfondie pour assurer une compréhension optimale des fonctionnalités.
Déploiement progressif : Déployez par phases pour minimiser les perturbations, surveillez attentivement, et répondez rapidement aux problèmes.
Support post déploiement : Mettez en place un support technique et sollicitez des retours d’expérience pour ajustements éventuels.
Évaluation continue : Évaluez régulièrement l’efficacité du logiciel, identifiez les opportunités d’amélioration, et ajustez les processus si nécessaire.

Il est essentiel de mettre en place une communication claire, de fournir une formation adéquate, d’obtenir le soutien de la direction et de planifier soigneusement le processus de transition pour simplifier la transition vers un nouvel ERP.

Comment Senef vous accompagne dans le changement de logiciel

Les avantages de choisir SENEF et nos ERP

C’est ici que SENEF se distingue. Avec Progisap et Progiclean, nous proposons des solutions de gestion dédiées aux entreprises de services à la personne et de propreté, respectivement. Ces logiciels offrent des fonctionnalités clés. Ainsi qu’une flexibilité exceptionnelle et garantissent la sécurité des données, répondant ainsi aux besoins spécifiques de nos clients.

Notre engagement envers un accompagnement humain est ce qui définit notre approche. En effet, nos solutions sont co-créer avec nos clients pour qu’elles puissent s’adapter au mieux. À vos besoins, mais aussi à vos défis.

Dans un premier temps, nous établissons un audit qui permet d’établir les besoins pour faciliter le changement et adapter le processus de déploiement (Delivery) aux besoins des clients.

Nos équipes sont présentes pour comprendre les besoins uniques de chaque client. Un processus d’implémentation (Delivery) est ainsi mis en place. Étape par étape, pour assurer la prise en main et la personnalisation du logiciel au contexte client. Une reprise de données est donc faite par nos équipes. Nous accompagnons vos équipes pour prendre en main plus facilement la solution. Pendant plusieurs semaines, les équipes travaillent ensemble pour faciliter le déploiement.

Ensuite, nous mettons en place des formations, dans le but de faire monter en compétences vos équipes et garantir une utilisation optimale.

Après le déploiement, nous mettons à votre disposition un service de support dédié, géré par nos Customer Success Managers (CSM). Vous pouvez les contacter soit par téléphone, soit via notre système de ticketing Jira. Cette plateforme vous permet non seulement d’obtenir des réponses à vos questions, mais également de proposer des évolutions pour enrichir nos solutions en fonction de vos besoins.

Nous mettons véritablement l’humain au cœur de nos solutions.

Les témoignages de nos clients

Les retours d’expérience de nos clients attestent de l’impact concret de nos solutions. Une amélioration significative de la productivité, ainsi qu’une simplification des processus et une meilleure gestion des activités sont autant de bénéfices que nos clients ont constatés après avoir choisi Progisap et Progiclean.

Découvrez les témoignages de nos clients ici

L’accompagnement pour le changement

Changer de logiciel est une décision stratégique qui demande une préparation minutieuse. Les défis peuvent être surmontés avec les bonnes solutions. SENEF est là pour offrir une transition en douceur. Mais également des solutions pointues et un accompagnement humain tout au long du processus.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment Progisap et Progiclean peuvent transformer la gestion de votre entreprise. Chez SENEF, nous sommes là pour vous, avant et après le changement.